Google Forms — простой и привычный инструмент. Именно поэтому эйчары так любят использовать его для проведения опросов. Но когда речь идёт о диагностике команды, оценке компетенций сотрудников, вовлечённости, удовлетворённости и удержании ключевых сотрудников, использование Google Forms может стать серьёзным риском — как юридическим, так и репутационным.
В чём опасность Google Forms?
- Нарушение закона о персональных данных. С 2025 года Google Forms официально нельзя использовать для сбора данных граждан РФ. Сервис не хранит информацию на российских серверах и не соответствует требованиям 152-ФЗ. Это значит, что любая анкета, где сотрудник указывает имя, email или даже отдел, может стать поводом для штрафа и проверки Роскомнадзора.
- Ненадёжность доступа. У части сотрудников сервис Google Forms может просто не открыться: Google периодически блокируется в России, и эйчар не может гарантировать, что все получат и заполнят анкету, необходимую для анализа сотрудников.
- Отсутствие конфиденциальности. Когда вы проводите диагностику сотрудников или исследование вовлечённости, сотрудники ожидают, что их ответы будут анонимны, но Google не даёт гарантий защиты данных, а любой сотрудник с доступом к редактированию может увидеть ответы.
- Нет полноценной HR-аналитики и поддержки HR-задач. «Гугл-формы» не рассчитаны на анализ сотрудников, построение отчётов по подразделениям, автоматическую интерпретацию данных или эффективные методы оценки персонала. В результате эйчару приходится вручную сводить ответы, считать индексы, визуализировать данные, тратя часы вместо минут.
Когда кажется, что «и так сойдёт»
Многие эйчары начинают с опросов в «Гугл-формах», потому что это быстро и бесплатно. Но именно здесь скрывается ловушка: по подсчётам наших экспертов, самостоятельное проведение исследования вовлечённости может стоить компании до 250 000 рублей.
А теперь к внутренним затратам бизнеса на «бесплатный опрос» могут прибавиться последствия от несоблюдения ФЗ-152, а именно:
- штрафы до 6 миллионов рублей;
- риск привлечения к уголовной ответственности — до двух лет лишения свободы;
- ответственность и штрафные санкции за трансграничную передачу данных — когда данные пользователей РФ переезжают на зарубежные сервера.
Как безопасно и профессионально проводить оценку эффективности персонала и оценку управленческих компетенций?
Если вы действительно хотите понять, что происходит в вашей команде, важно использовать решения, созданные специально для HR-задач. Профессиональные HR-инструменты, такие как сервис для опросов и оценки компетенций сотрудников Personality, предоставляют:
- полное соответствие требованиям законодательства о персональных данных (все данные хранятся на защищённых серверах);
- гарантию полной анонимности респондентов;
- автоматический расчёт eNPS, вовлечённости и удовлетворённости;
- формирование отчётов для руководителей и эйчаров;
- ИИ-рекомендации по повышению вовлечённости и снижению текучести кадров.
Кроме того, в Personality вы найдёте то, чего нет в Google Forms:
- Готовые шаблоны опросов [Смотреть ↗︎]
- Конструктор тестов [Смотреть ↗︎]
- Продвинутую систему оценки персонала [Смотреть ↗︎]
- Детальную HR-аналитику по отделам, полу, возрасту
- Динамику результатов за несколько периодов
- Рекомендации от HR-помощника на базе ИИ, обученного на данных исследований вовлечённости. Это полноценная программа для оценки сотрудников и управления талантами [Пример ИИ-отчёта ↗︎]
Итог
Google Forms — понятный и привычный бесплатный инструмент, но он не соответствует требованиям законодательства РФ и не подходит для глубокой HR-аналитики и системной оценки компетенций сотрудников. Когда вы собираете данные о людях, используйте профессиональные сервисы — так вы защитите себя от юридических рисков, сохраните доверие сотрудников и получите точные, полезные данные, на основе которых проще принимать HR-решения, направленные на снижение текучести кадров и удержание ключевых сотрудников.
P. S. Автор статьи — директор по развитию и главный суетолог Personality Татьяна Половникова.
